Архив недели
Понедельник
Привет! На этой неделе с вами я, проектно-программный менеджер про платежи. Буду делиться ежедневным из работы.
Проектные менеджеры и сочувствующие, устраивайтесь поудобнее!
План: ежедневно писать про происходящее на работе с инсайтами а что делать чтобы не было больно!
Про меня: работаю в Букинге, пилю платежи. Живу в Амстердаме. Из Питера. Ex-Yandex, ex-Epam. Пишу лонгриды про проектный менеджмент на Vas3k.club. Начинала с 1 команды, сейчас это 6 продуктов и 35+ проектов.
Первое ежедневное: я начала писать сюда на 4 часа позже запланированного потому что воркшоп на полдня и 15+ человек пожрал мою мультизадачность.
Ничего плохого в воркшопах, но если вы хотите чтобы все присутствующие правда были с вами, запланируйте маленькие под-сессии и опубликуйте расписание заранее чтобы народ подтягивался когда интересно. Иначе будут в твиторах сидеть, а не людей слушать.
Если вы назначаете встречу в календарь, делайте это в трех частях. Что за топик / область + Тема встречи + Тип встречи.
[Платежи] План на второе полугодие: вводная
[Клиент N] Считаем метрики Y: follow-up
[Бухгалтерия] Автоматизация отчетов: planning
И всем все понятно!
Провела очередной 1:1 30-минутный созвон с коллегой. Привычка пихать регулярные 1:1 чтобы поговорить о стрессе / работе / початиться - это полезно. Так выстраиваются хорошие рабочие отношения даже на расстоянии.
Еженедельно /ежедвухнедельно / месяц / больше зависит от скоупа
Вечная битва нетехнических проектных менеджеров: насколько глубоко нужно понимать продукт/домен/проект чтобы вести осмысленные беседы и лидать митинги?
Начинаются или конкуренция с продуктологами, или чувство "я тупой" потому что не понимаешь о чем речь в твоем же файлике.
Это я к чему? Вот есть проект. Куча народу его пилят. Должен быть кто-то для синхронизации между 11
техническими и не только командами. Проект сугубо финансовый. Я не финансист, но лидаю потому что мне больше всех нужен результат. И чувствую себя глупенькой.
Чтобы не было больно, разговаривайте с каждым участником отдельно. Чтобы они объяснили на пальцах что за оно и куда оно вырастет.
И проговаривайте ожидания: ты бегаешь и решаешь, а я обновления собираю. Или еще как-то, главное заранее. А то будет у вас как у меня, конфликтик-с.
Отправила ежемесячный отчет про программе проектов. Я знаю что его получат ~50 знакомых и еще неизвестная толпа. Так что каждое слово проверено заранее с самыми важными, а потом с самыми громкими коллегами, которые бы иначе возмутились и накинули бы на вентилятор.
Пользуйтесь.
Рабочий день заканчивается, время рутин. То есть открыть календарь на завтра, открыть каждую встречу, понять зачем я там, написать или чтобы отменили, или уточнить что нужно уточнить заранее. Послать часть людей лесом, поставить себе напоминалки на забытое сегодня.
Удобно отвечать на все сообщения пачками по полчаса два-три раза в день. Почту так же проверять. А еще я букаю себе время с собой - чтобы поработать над чем-то большим. И никаких нотификаций, никогда!
Если вы работаете после работы - вы непродуктивны! Закрыл ноут - забыл кем и где работаю! Если так сделать тревожно, то сильно вероятен неоптимизированный процесс в голове или в офисе.
Тред #1
Вторник
Почему у нас никогда нет времени?
Потому что мы его забиваем до отказа. И не можем сказать нет. А еще зачем-то постоянно надеемся впихнуть невпихуемое. Самое время начать новый тред про time management из практики!
Оказывается, если просыпаться за час-полтора до начала работы, то день менее тревожный и не надо бежать сломя голову. Если у вас нет детей, конечно. Еще помогают рутины: если утро выглядит одинаково, оно предсказуемо.
Календарь менеджера минимум на половину состоит из митингов. Чем выше по карьере, тем их больше. Приходится бронировать себе митинги с собой. Потому что а когда еще работать. Следующий уровень: букать себе время на ничегонеделание и честно смотреть в потолок по полчаса в день.
Если начинать рабочий день с проверки почты и чатов, вы в них потеряетесь. Лучше полезную задачку сделать - еще только утро, а вы уже великолепны!
К слову про почту. Проверять раз в час - зло! Дважды в день и хватит. Без вас справятся.
Папочки на письма в личку - имитация организованности. Автоматическое в папочках ок.
Вообще, автоматизация хороша только до некоторого предела.
Потратить 40 часов на автоматизацию Омнифокуса с почтой, Жирой и прочими приложениями чтобы эта махина сэкономила 4 часа в месяц - и это не самый худший пример. Я все понимаю, хобби и потыкать, но не так же!
Это как с автотестами: сначала самое времязатратное.
Вернемся к календарю. Разнести темы / проекты по цветам, разбавить напоминалками, забукать подготовку и обработку особо страшных митингов и приправить двумя часами под долгосрочные задачи в день - вот он, рецепт продуктивного планирования.
Есть несогласные?
С другой стороны, всегда будет какая-то НЁХ и от нее придется отбиваться.
Поэтому 20% капасити любого члена команды, в том числе вас, планируется под чистое и светлое НИЧЕГО.
Попробуйте.
А если митинг рискует не закончиться вовремя, вам поможет за пять минут до конца вбросить "О чем мы договорились до этого момента?"
Быстро проговорить + вбросить вопрос про следующие шаги.
Вопросы аргументировать беспокойством за потенциальную нехватку времени.
Если накрыло тревогой / вечером что-то важное / личная жизнь сжирает всю оперативку аж с утра, отмените все сложное на день.
Серьезно, за один день ничего не случится и мир не рухнет. Если так сделать страшно, стоит подумать про процессы в голове или на работе.
Есть такая штука, bus factor. Любого может сбить автобус. Компании придется что-то делать.
Иногда всех нас временно сбивает автобус и это нормально. Без вас разберутся.
Чтобы было менее страшно, продумайте процесс на случай вашего отсутствия.
Среда
Иногда задачи стоит не планировать, а отказаться от них. Или подвинуть. Или решить проблему другим способом
Задавайте вопросы на каждую задачу:
- Какую проблему мы решаем?
- Что будет если не сделать?
- Что будет если не сделать сейчас?
Я так сегодняшние твиты на вечер сдвинула
Есть такая штука, GTD. Известная техника time management. Она работает, особенно если сократить в три раза. Однако еще лучше она работает когда вы сократили число входящих.
Иногда для этого нужно набраться сил отказаться от некоторых людей в вашей жизни.
Если еще про тулзы для планирования и управления временем, то ничего круче одной-двух яблокозаметок в паре с гуглокалендарем еще не придумали.
Вопрос что туда попадает. Важное и так будет крутиться в голове. Для остального есть напоминалки. Вы делаете слишком много заметок.
Я минималист офлайн и в digital. Сейчас открыто три вкладки и всего три приложения.
Поговорим завтра про рабочие эпизоды, как вчера. И про минимализм. А пока желаю вам не плодить сущности сверх необходимого. До завтра!
А все же добавлю на случай альтернативных мнений.
Выключиться на денек и позаботиться о себе или перенести активности на завтра если вы непродуктивны это хорошо. Пока это не становится раздолбайством с ущербом работе и окружающим.
Ловите баланс и сравнивайте а что будет если.
Тред #2
Новый день - новый тред!
Минимализм помогает в работе тоже. Но все равно случаются 8-10, а то и 13 встреч в день. Как у меня сегодня.
Чтобы было проще, в календаре всегда есть митинг Обед и пусть только попробуют занять это время.
Тем временем улучшайте свои 1:1 встречи:
Для каждого человека есть гуглодок и есть ссылка на него в инвайте. Вы оба вносить вопросики когда они возникают. И пробегаетесь по ним когда встречаетесь. Можно группировать по встречам, а не солянкой.
Так ничего не потеряется.
Если после митинга хочется завыть в голос и ругаться матом, проблема не обязательно в работе.
Выпейте чаю и подождите отвечать людям если так
Бывает, правильный человек не нужен именно в роли где он находится. Или хороший человек не вписывается в хорошую роль. Или команда не та
Научитесь говорить "я не знаю" и признавать свои ошибки. Это приведет сильно дальше обычного выпрыгивания из штанов.
Знать в чем вы хороши, а где не очень, помогает не делать больно окружающим.
Хозяйке на заметку: мы все находимся в непрепрерывном транзишне. Или люди вокруг нас меняются и мы снова по кругу отношения выстраиваем, или в нашем мирке изменения. Это часть реальности.
Смиритесь.
Книга First 90 days вам в помощь.
Боль дня и частая проблема проектного менеджера - его не слышат, у него нет права голоса и он не член стаи.
Помогает разжевать что будет если вас не спросить. Чем выше по карьере, тем важнее чтобы вас расслышали.
Встречайтесь с новичками и объясняйте почему важно вас вовлекать
Сейчас модно быть продуктивным. Эффективная эффективность и "нет ничего невозможного". Всегда добиваться целей.
А жить вы когда будете? Бежать потому что надо и жрать кактус вредно.
Секрет продуктивности в способности выдохнуть. Быть в противофазе. Овощить как в последний раз
И тут мы приходим к минимализму. Не пытаться поглотить весь контент, научиться всему, прочитать все книги и все успеть.
Есть такой термин, intentional living. Это когда я слышу себя, выбираю чего хочу и не делаю или покупаю больше чем достаточно.
Достаточно у каждого свое.
Минимализм это не три вилки и капсульный гардероб. Минимализм он в голове.
Задавать себе вопрос "как эта вещь / курс / действие сделает мою жизнь лучше?"
И отпускать вещи когда они больше не радуют.
Мы храним не вещи, мы храним воспоминания, которые они нам дают.
Сфоткайте медальки, школьные футболки и затертый свитер. Все, больше они не нужны.
Освобождая пространство вокруг мы облегчаем и голову тоже.
А когда в голове легко и спокойно, внезапно появляются силы заняться тем самым делом, которое хочется освоить уже несколько лет.
Разберите стол, тот дальний угол комнаты или тот стыдный шкафчик и понаблюдайте за ощущениями. Один кусочек за раз.
Однако выбросить вещи это не все
Когда вокруг порядок, все вещи используются и имеют свое место, начинает хотеться разобрать свою жизнь.
Отказаться от ненужных людей, почистить приложения на телефоне и перестать страдать.
Осторожно, минимализм поглощает!
Только не проваливайтесь в ошибку перелопачивания барахла с укладыванием его в новые красивые коробки.
У меня есть коробка вещей, которые вроде бы не нужны, но это пока не точно. Не использую месяц = отдаю или выбрасываю. Вот так просто.
В итоге чтобы вытащить абсолютно все вещи во всей квартире, разобрать и уложить обратно у меня уходит два часа.
Вся одежда включая резиновые сапоги и зимнее помещается в один метровый шкаф.
Уборка редко занимает больше получаса.
Не стыдно принимать гостей в любой момент.
При этом ограничивать себя сверх меры и не разрешать радоваться это тоже проблема.
У меня около 40 горшков с цветами, больше лампочек чем нужно одному человеку и целых три велосипеда. Потому что они все меня радуют.
Это все еще минимализм!
Я подписана только на 6 каналов в телеге, состою всего в трех групповых чатах. Вычищенный инстаграм чтобы тратить на него 10 минут в день, нет фейсбука или других соц сетей. Я не читаю новости кроме двух телега-каналов.
Столько времени освобождается, вы только подумайте!
Хватит пока про минимализм. Задавайте вопросы про него и не только.
Завтра поговорим про синдром самозванца, прочие сложности восприятия реальности и убеждения, мешающие жить.
Тред #3
Четверг
Синдром самозванца.
Они обязательно вас раскроют. Не сегодня так завтра. И с позором уволят. Повысили ни за что. И вообще вы не профессионал.
Так думает минимум треть айтишников. Возможно больше. И это нормально.
Есть способы снизить градус напряжения, они все в голове.
Собирайте фидбек на свою работу. Если люди не говорят прямо как это было, задавайте обходные вопросы:
- Что можно сделать иначе в следующий раз?
- Как я тебе помог в этом проекте? Чтобы я знал что продолжать делать.
- Проводите ретроспективы
- Проводите регулярные 1:1
Проблема фидбеков что синдром самозванца мешает им верить. Кажется что говорят хорошее только чтобы успокоить.
Еще хочется фидбеков чтобы "Я знаю что все плохо. Насколько все плохо?".
Здесь помогает идея что группа народу ошибаться не может, а один - может.
Другими словами, если я получаю "спасибо" от одного, я думаю что это случайность. Два - тоже случайность. А если мне регулярно и много людей говорят что я молодец, начинаешь подозревать а вдруг и правда я ничего такой.
Восприятие фидбеков близко к сердцу не помогает. Мы обычно игнорируем хорошее и фокусируемся на плохом.
Разделите себя и результаты своей работы. Критика кода, написанного Васей, это только критика кода. Вася при этом остается за кадром и он все еще хороший.
А еще вы не обязаны реагировать на фидбек. Может человек с той стороны не с той ноги встал когда вас критиковал. И это не ваша проблема
Человек реагирует на ваши действия через призму своих тараканов. Часто вы здесь совершенно не при делах. Как в случае с бабками, орущими в метро
Более того, не стоит принимать критику от людей, от которых вы бы не приняли совет.
Потому что не все комментарии одинаково полезны.
А вот если одна и та же рекомендация повторяется регулярно, стоит задуматься. Не бежать меняться, а задуматься.
Выходим к теме people pleasers, или когда вам обязательно нужно быть хорошим. Желательно для всех и всегда.
Если хочется оставаться хорошим, быть удобным и заинькой, это попахивает нездоровыми границами и разными страхами.
Задайте себе вопрос: что будет если я скажу чего хочу?
Если ваша правда отличается от правды окружающих, это хорошо.
Моя правда тоже не на каждый внутренний мир налезет.
Вопрос хочет ли человек убеждать людей вокруг что его правда правдивее. А если да, то зачем.
"Let's agree to disagree "сохранит тонну энергии.
Тред #4
Пятница
Сегодня поговорим про советы по общению с менеджерами.
Менеджер - ваш друг. Если он кусается, у него есть причины зачем.
Спросите почему он вас спрашивает о чем-то. Вот если причин нет, тогда стоит вместе подумать про процессы. Может его нет на встречах и приходится бегать.
Если менеджер вытащит из члена команды перспективы задачи через задавание 100500 неудобных вопросов, он сохранит тому члену команды кучу времени.
Потому что будет отмахиваться от внешнего мира, чтобы вам не мешали работать.
Часто ответ "я смогу сказать подробнее через <два> дня" сохранит вам и менеджеру кучу времени.
Если вы менеджер: "когда мне к тебе вернуться за апдейтом / оценкой / подтверждение?" - лучший вопрос для предотвращения недовольства что вы дергаете.
Не очень опытный менеджер может наобещать "наверх" и придти в команду требовать.
Лечится походами к заказчикам вместе с менеджером. И включайте заказчика в общие встречи, так всем лучше будет
Иногда достаточно аргументированно стоять на своем. Пусть топает ножкой сколько угодно
Девять женщин не родят ребенка за месяц.
Разработка не обладает магией запилить +50 фич за спринт только потому что кто-то кому-то пообещал.
Работа менеджера - скоммуницировать реалистичную оценку и изменение сроков, а не продавиться под заказчика.
Кстати. Изменение сроков - не такой ужас-ужас как многие думают. И не должно быть стыдно / обидно.
Это просто проект и часть его реальности. Работа менеджера - достичь новых договоренностей.
Иногда для этого нужно собрать аргументацию и поговорить. Иногда - убрать лишние фичи
Чтобы впихнуть невпихуемое, нужно выпихнуть ранее впихнутое.
Теория учит останавливать спринты при изменении состава работ, но так мало кто делает.
Научите заказчика торгам: 5sp in = 5sp out. Иначе scope creep и больно.
"Менеджер - ваш друг" = менеджер играет за команду, а не против.
Вообще, менеджер где-то посередине. Чем выше по карьере, тем более отстраняется от команды. И это нормально.
В аутсорсе принято держать заказчика сильно на расстоянии и каждый митинг это событие. Обычно это связано с недоверием и нестабильными отношениями.
В аджайле приветствуется включать заказчика в команду. Так наиболее полезно продукту.
Менеджер не единственная точка коммуникации!
Принято считать что проектный менеджер это прокладка между командой и заказчиком.
Проектный менеджмент это не эти ваши скрамы, это в первую очередь проекты между департаментами и компаниями.
Agile project management имеет слабое отношение к полноразмерному управлению проектами
В итоге мы имеем полный бардак ожиданий, вакансий на рынке, должностей и уровней профессионализма.
Становится обидно: один и тот же тайтл скрывает совершенно разный уровень зрелости.
Тред #5
